Ủy nhiệm chi là gì? Xem xét tính ưu, nhược điểm khi thanh toán phương thức này

Uỷ nhiệm chi là một trong top các phương thức thanh toán được ưa chuộng nhất hiện nay trên thị trường. Khi xét về bản chất, đây là phương thức thanh toán qua một đơn vị trung gian là các ngân hàng, tổ chức tín dụng. Bài viết dưới đây từ Dnlands sẽ phân tích uỷ nhiệm chi là gì cũng như các khía cạnh liên quan.

Uỷ nhiệm chi là gì?

Uỷ nhiệm chi là một trong những việc giao cho bên trung gian thanh toán được thực hiện thông qua việc trích tiền từ các tài khoản của chủ tài khoản để có thể trả cho người thụ hưởng. Hay nói cách khác đây là phương thức thanh toán để người trr tiền lập lệnh thanh toán dựa theo mẫu mà bên ngân hàng đã cung cấp. Sau đó thì người trả tiền gửi lại cho ngân hàng ở nơi mở tài khoản nhằm yêu cầu trích số tiền ở trong tài khoản bằng với số tiền đã ghi ở uỷ nhiệm chi để chuyển cho người thụ hưởng. 

Tóm lại, hiểu một cách đơn giản hơn thì đây là loại chứng từ giao dịch từ phía người trả tiền lập với mục tiêu uỷ quyền dành cho ngân hàng số tiền cho người nhận.

Một lưu ý là phía Uỷ nhiệm chi được lập bởi khách hàng, ký và ngân hàng cần căn cứ vào để thực hiện lệnh trích tiền. Bên cạnh đó, ngân hàng tự động trích tiền từ phía tài khoản ngân hàng không được phép nếu chưa có một sự thoả thuận nào. 

Chủ thể quan hệ thanh toán uỷ nhiệm chi

• Phía trả tiền: Người mua hàng hoá, các loại dịch vụ và người chuyển tiền
• Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước là bên trả tiền và bên thụ hưởng. 
• Bên trả tiền cần lập giấy uỷ nhiệm chi theo đúng quy định của ngân hàng, nộp vào trong ngân hàng, kho bạc để trích một phần tài sản cho người thụ hưởng. Khi lập được giấy uỷ nhiệm cần sự rõ ràng, đầy đủ, chính xác tất cả các yếu tố phải khớp cùng nội dung giữ bên liên uỷ nhiệm chi và ký tên đóng dấu ở các liên uỷ nhiệm chi.
• Ngân hàng, kho bạc có trách nhiệm phải kiểm tra tính hợp pháp của giấy uỷ nhiệm chi, số dư tài khoản tiền gửi cuả phía khách hàng khi thực hiện thanh toán, quyền trả giấy uỷ nhiệm chi dành cho khách hàng khi có sai sót, số dư tài khoản không đủ để tiến hành thanh toán.

 Ưu điểm và nhược điểm khi thanh toán ủy nhiệm chi

Thực hiện phương thức thanh toán qua uỷ nhiệm chi có hai mặt ưu, nhược điểm. Tuỳ vào nhu cầu, tình hình mà khách hàng cần cân nhắc nên sử dụng hay không.

Về ưu điểm:

• Quá trình tiến hành thanh toán kiểm soát nghiêm ngặt, chặt chẽ bởi ngân hàng nên tồn tại rất ít thiếu sót
• Hình thức thanh toán vô cùng đơn giản, thuận tiện
• Khách hàng uỷ quyền dành cho ngân hàng thanh toán cho người thụ hưởng

Về nhược điểm:

• Người uỷ quyền thanh toán uỷ nhiệm chi phải chịu một phần chi phí cho ngân hàng
• Ngân hàng từ chối quá trình giao dịch khi trong tài khoản của người được uỷ quyền không có tiền chi trả theo đúng nội dung xác định trên giấy uỷ quyền. Điều này kéo theo quá trình thanh toán bị chậm. 

Nội dung của uỷ nhiệm chi

Ủy nhiệm chi gồm những yếu tố như sau:

– Ủy nhiệm chi, số sê ri;

– Họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của người trả tiền;

– Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền;

– Họ tên, địa chỉ số hiệu tài khoản người thụ hưởng;

– Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng;

– Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;

– Nơi, ngày tháng năm lập ủy nhiệm chi;

– Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền;

– Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định không trái pháp luật.

Cách viết Uỷ nhiệm chi

–  Ngày, tháng, năm: Ghi đúng ngày giao dịch

–  Đơn vị trả tiền: Ghi tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp

–  Số tài khoản: Ghi đúng số tài khoản công ty chuyển tiền

–  Tại ngân hàng: Ghi ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản

–  Đơn vị thụ hưởng: Ghi rõ tên công ty được nhận tiền

–  CMT/Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi Cấp… Điện thoại: Bỏ trống

–  Số tài khoản: Ghi đúng số tài khoản của đối tác cần chuyển tiền, Cần kiểm tra kỹ thông tin tài khoản.

–  Tại Ngân hàng: Ghi rõ tên ngân hàng nơi công ty đối tác có tài khoản (do đối tác cung cấp)

–  Số tiền bằng chữ: Đánh số tiền việt nam đồng vào ô này, Ví dụ: 100.000.000đ

–  Số tiền bằng chữ: Ký tự đầu viết hoa, kết thúc đánh dấu ./.

–  Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán

– Đơn vị trả tiền.

+  Chủ tài khoản: Phần này giám đốc ký, đóng dấu tròn vào đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu

+  Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

Quy trình thanh toán uỷ nhiệm chi

Một quy trình thanh toán uỷ nhiệm chi đầy đủ gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Người trả tiền phải làm thủ tục uỷ nhiệm chi thông qua ngân hàng khi cần nhu cầu phải chi trả.
• Theo đó, uỷ nhiệm chi cần ghi đầy đủ mọi thông tin mà pháp luật quy định.
• Bước 2: Ngân hàng trả tiền, làm thủ tục trích tiền ở tài khoản người trả sau khi nhận lệnh chi và tiến hành hoàn thiện thủ tục chuyển tiền cho ngân hàng.
• Bước 3: Ngân hàng phục vụ người nhận cần hoàn thiện thủ tục thanh toán.

Lưu ý :

• Sau khi nhận uỷ nhiệm chi cho khách hàng sẽ được chuyển tới dưới dàn chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử để ngân hàng kiểm tra xem có hợp lệ, hợp pháp không.
• Nếu uỷ nhiệm chi không hợp pháp hoặc mức tiền ở trên uỷ nhiệm chi bị vượt quá số dư ở tài khoản thanh toán thì phải thông báo cho người lập uỷ nhiệm chi, thủ tục hoàn trả giấy tờ uỷ nhiệm và từ chối thực hiện lệnh.
• Nếu uỷ nhiệm chi hợp lệ, số tiền ghi ở uỷ nhiệm chi đều được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng phải nhanh chóng chi trả cho phía người thụ hưởng cũng như trích tiền từ tài khoản người nhận. 

Khi nào ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ?

Dựa theo khoản 1, điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp nhằm xem xét các trường hợp uỷ nhiệm chi có hợp pháp hay không hợp pháp như sau:

“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

1. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:

– Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật; khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;

– Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Chỉ số ROS là gì?

1. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với các trường hợp: Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản, của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh phải có chứng từ thanh toán chi trả tiền cho người bán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm.

1. c) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này; cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.”

Trên đây là những điều bài viết muốn chia sẻ với bạn đọc về uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là một phương thức giao dịch giữa những doanh nghiệp với nhau. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích dành cho bạn đọc.